Od lipca 2024 r. wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą w Polsce będą musiały stosować Krajowy System e-Faktur (KSeF) do wystawiania i przesyłania faktur do klientów. Dla wielu przedsiębiorców będzie to wyzwanie, ale przy odpowiednim przygotowaniu można zminimalizować ryzyko błędów i opóźnień w procesie fakturacji. W tym artykule przedstawiamy kilka porad dotyczących przygotowań do obligatoryjnej digitalizacji faktur.

Zaktualizuj oprogramowanie księgowe

Aby korzystać z KSeF, należy zainstalować odpowiednie oprogramowanie księgowe, które obsługuje formaty e-faktur. Ważne, aby zrobić to na czas, aby mieć wystarczająco dużo czasu na szkolenie pracowników i dostosowanie procesów księgowych do wymogów systemu e-faktur.

Zbierz wszystkie niezbędne informacje

W celu wystawienia e-faktury należy posiadać wszystkie niezbędne informacje dotyczące sprzedaży. W przypadku KSeF będzie to także informacja o kontrahencie, który otrzyma fakturę. Przygotuj więc listę potrzebnych informacji i zadbaj o ich kompletność i poprawność.

Upewnij się, że dane kontrahenta są poprawne

Ważne jest, aby przed wystawieniem faktury sprawdzić poprawność danych kontrahenta. W przypadku błędów, e-faktura może zostać zwrócona, co skutkuje opóźnieniami w procesie płatności. Pamiętaj, że KSeF wymaga poprawnych danych kontrahenta, a brak takowych może skutkować odrzuceniem faktury przez system.

Przygotuj szablony faktur

Aby proces fakturacji przebiegał szybko i sprawnie, warto przygotować szablony faktur, które zostaną wykorzystane do wystawiania e-faktur. Szablony te powinny zawierać wszystkie wymagane informacje, takie jak dane kontrahenta, rodzaj usługi lub towaru, kwotę netto i brutto oraz termin płatności.

Przetestuj system KSeF

Przed wprowadzeniem KSeF warto przetestować system, aby upewnić się, że wszystko działa prawidłowo. Można to zrobić poprzez wystawienie próbnej e-faktury i przetestowanie procesu jej przesyłania do kontrahenta.

Zadbaj o szkolenia pracowników

Wprowadzenie KSeF wiąże się z koniecznością szkolenia pracowników z obsługi systemu e-faktur. Ważne, aby zrobić